El RUT Registro Único Tributario es el único mecanismo regular el cual permite identificar, clasificar y ubicar a las personas y entidades sujetas de obligaciones administrativas y controladas por la DIAN en lo referente al ámbito tributario, aduanero y cambiario.

En el campo laboral y comercial les pueden solicitar en ocasiones el Registro Único Tributario, de ahí la importancia en conocer de qué se trata, para que sirve y cómo obtenerlo, ya que muchas consecuencias negativas puede traer sino  se cuenta con la documentación reglamentaria requerida cuando así lo amerita.

Documentos necesarios para solicitar el RUT para personas jurídicas

  • La fotocopia del documento por medio del cual se acredite la existencia y representación legal para aquellas personas que no tengan la obligación de registrarse en la Cámara de Comercio, cuya fecha de expedición no sea superior a un mes, expedido por la Autoridad debida, teniendo siempre en cuenta que si en dicho documento se hace un señalamiento.
  • De un término de vigencia superior a un mes este será completamente válido.
  • Fotocopia del documento de identidad del representante legal, con plena exhibición del original, en el momento que el trámite es realizado a través de un apoderado,
  • se requiere la fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo
  • se necesita la fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o simplemente una copia del poder general, todo esto junto con la debida certificación de vigencia del mismo, la cual debe ser expedida por el notario respectivo, en el momento en el que el poder general tenga una vigencia que sea mayor a los 6 meses.

Documentos necesarios para solicitar el RUT para las personas naturales

  • Se requiere la fotocopia del documento de identidad de la persona solicitante, con la exhibición del original
  • cuando el trámite es realizado mediante algún apoderado se necesita:
  • la fotocopia del documento de identidad del apoderado con exhibición del mismo
  • se requiere la fotocopia del documento de identidad del poderdante; original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la respectiva certificación de vigencia del mismo, la cual debe ser expedida por el notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a seis meses.

Cuando son sucesiones ilíquidas:

  • Se requiere la fotocopia del documento de identidad del causante o en su defecto una certificación que sea expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil donde conste el tipo de documento, el número de identificación y el lugar y la fecha de expedición.
  • Fotocopia del Registro de defunción del causante, en donde figure plenamente su número de identificación. En tal caso de que la persona causante no obtuvo en vida el documento de identificación, se debe presentar una constancia que sea expedida por la Registraduría Nacional del Estado Civil.
  • Se debe presentar la fotocopia del documento de identidad del representante legal de la respectiva sucesión, con la debida exhibición del original
  • en caso de que el trámite se realice a través de un apoderado, se requiere la fotocopia del documento de identidad del apoderado con la respectiva exhibición del mismo y la fotocopia del documento de identidad del poderdante
  • original del poder especial o copia simple del poder general, junto con la respectiva certificación de vigencia, la cual debe ser expedida por un notario, cuando el poder general tenga una vigencia mayor a los seis meses.
  • El documento expedido por la autoridad competente, en el cual conste la calidad con la cual se actúa en la respectiva sucesión, puede ser como albacea, heredero con administración de bienes o en su defecto curador de la herencia adyacente.

Pasos requeridos para solicitar la inscripción del RUT.

El trámite de inscripción del RUT se puede realizar de dos formas, presencialmente o de forma electrónica ingresando a la página web de la DIAN.

 De forma presencial se puede realizar:

  • De forma directa por la persona interesada o por quien sea el encargado de ejercer la representación legal, siempre y cuando acredite la calidad correspondiente.
  • también puede ser mediante un apoderado, el cual debe estar acreditado de forma debida para garantizar la legibilidad del proceso, este apoderado no tiene que tener la calidad de abogado, lo cual le facilita a su representado la agilización del debido proceso que se debe realizar.

La otra forma es la electrónica, la cual se realiza mediante la página web de la Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales (DIAN), se realiza el siguiente trámite:

  • Inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), para todas aquellas personas naturales del régimen simplificado a las ventas, las cuales no realicen ningún tipo de actividad mercantil, esta información será verificada previamente en el sistema, para que de este modo se pueda corroborar que la persona es apta para obtener el RUT.
  • Se debe tener en cuenta que las personas naturales, que se encuentran viviendo en el exterior, tendrán la posibilidad de realizar el envío de la solicitud de inscripción del Registro Único Tributario (RUT), mediante el sistema de quejas, peticiones, reclamos y sugerencias que se encuentra en la página web de la Dirección de Impuestos Aduanas Nacionales (DIAN), para este proceso hay que anexar el documento de identidad y el pasaporte debidamente escaneados, en donde se pueda verificar la fecha de salida del país.
  • Posteriormente la DIAN hará la formalización del respectivo trámite, realizará el respectivo envío a la dirección electrónica informada el Registro Único Tributario (RUT) debidamente certificado.

Este proceso descrito anteriormente es para las personas que se encuentran viviendo fuera del país.

Cabe recordar que la inscripción del RUT es totalmente gratuita, de esta manera cualquier persona lo puede gestionar.

La forma más rápida para las personas naturales para gestionar el RUT, es mediante la página web de la DIAN, http://www.dian.gov.co/  mediante el servicio “inscripción RUT”, posteriormente se diligencia un formulario para la solicitud de la inscripción y la formalización del mismo.